Gestión de activos entregados a los colaboradores

Mucho más que una mera tarea operativa entre tantas otras, el control de activos es un proceso crucial para asegurar la productividad y la eficiencia organizacional.

Cuando las empresas llevan un registro preciso de los materiales entregados a sus colaboradores, no solo aseguran que los recursos se utilicen de manera correcta y que cada empleado posea lo que se necesita para desarrollar sus tareas, sino que también reducen costos y previenen cualquier eventualidad o disputa asociada a la asignación de los elementos.

En este artículo, nos adentramos en el proceso de control de activos, detallando sus ventajas, y explicamos por qué Napsis es un aliado clave para un seguimiento eficaz.

La importancia del seguimiento de activos entregados a los colaboradores

Como mencionamos, el control de activos es el proceso que monitorea los activos físicos de una organización —como maquinaria, vehículos y otros equipos de alto valor—, en tiempo real o casi real.

Además de confirmar la ubicación de cada elemento, el seguimiento de los activos se propone maximizar su vida útil y su eficiencia, reduciendo las paradas imprevistas y los gastos asociados a ellas.

Por otro lado, el control eficiente de los activos aligera la carga laboral de los equipos administrativos y de mantenimiento, incrementando su satisfacción. Cuando se lleva un registro detallado de cada material, el personal no tiene que invertir tiempo buscando equipos o comprando nuevos activos que ya existen.

6 ventajas de un control de activos eficiente

Aquellas organizaciones que llevan adelante un seguimiento oportuno de los activos entregados a sus colaboradores obtienen numerosos beneficios, especialmente en lo que respecta a seguridad, rentabilidad y eficiencia.

Ahorro de costos

El seguimiento del estado y el rendimiento de cada activo en tiempo real proporciona información útil para identificar activos sobreutilizados o infrautilizados y tomar decisiones basadas en datos sobre la reparación o el reemplazo. 

Además, mitiga el riesgo de pérdidas o daños de los equipos.

Mayor productividad y eficiencia

Contar con información sobre la ubicación y el rendimiento de los activos facilita la búsqueda de equipamiento y promueve una planificación proactiva del mantenimiento, lo que se traduce en mayor productividad y eficiencia.

Mayor seguridad

A su vez, cuando se hace de manera eficiente, el control de activos ayuda a garantizar una utilización segura y adecuada de los equipos.

Por otro lado, el seguimiento facilita la vigilancia constante de los materiales, asegurando que solo sean usados por personal autorizado y, al mismo tiempo, evitando disputas o inconvenientes relacionados con su utilización.

Optimización de la asignación y seguimiento en tiempo real

El control de activos aporta transparencia al proceso de asignación de los materiales y permite monitorear de manera precisa el inventario.

Además, cuando se utiliza un sistema de seguimiento en tiempo real, es posible visualizar qué activo está en manos de cada colaborador y en qué estado se encuentra.

Prolongación de la vida útil de los activos

Cuando las organizaciones implementan sistemas formales de seguimiento de activos, garantizan que los equipos críticos estén disponibles y productivos el mayor tiempo posible.

Optimización de la toma de decisiones

Finalmente, llevar un registro preciso de los elementos entregados a la plantilla permite que las organizaciones tomen decisiones informadas sobre cuáles son los materiales más usados y cómo deben ser organizados para maximizar su utilidad.

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Gracias al módulo de administración de personas de Napsis vas a poder maximizar el control de activos entregados a tus colaboradores remotos y presenciales, asegurando un seguimiento preciso y detallado.

Entre las funcionalidades con las que cuenta nuestra solución se encuentran:

• Generación de inventarios. Permite crear inventarios detallados de los elementos entregados a los empleados, proporcionando una visión clara de la distribución y estado de cada activo.
• Definición de elementos por área. Brinda la posibilidad de organizar los activos según el área, equipo o sector al que pertenecen, facilitando su administración.
• Gestión de entregas con vencimiento. Napsis admite el seguimiento de las entregas de activos con fechas de vencimiento por reposición o proyecto, asegurando que los equipos y dispositivos estén siempre en óptimas condiciones.
• Registro con imágenes. Además, permite registrar el estado de cada dispositivo mediante imágenes, proporcionando una referencia visual que facilita la identificación y evaluación de los activos.

Gracias a Napsis, ya no es necesario implementar múltiples herramientas para monitorear los equipos, ya que el software brinda visualización y seguimiento centralizado de todos los elementos, potenciando la eficiencia y reduciendo el riesgo de pérdidas o extravíos.

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