A la hora digitalizar el departamento de Recursos Humanos, la elección del software de gestión de personal a implementar es uno de los puntos más importantes del proceso.
Si bien la mejor opción es siempre aquella que se adapte a la operatoria y necesidades de cada organización, existen algunas funcionalidades y características que deberían estar presentes en la herramienta a fin sacar el máximo provecho de su puesta en marcha.
Una vez que deciden digitalizar la operatoria de RRHH, las empresas tienen que tomar una segunda decisión: elegir cuál de todas las alternativas que ofrece el mercado pondrán en marcha.
Si bien la elección debe estar apuntada a las características y necesidades específicas de cada compañía, existen algunos parámetros que la plataforma de gestión seleccionada no puede dejar de tener. Veamos cuáles son.
El software de gestión de RRHH no es el único sistema con el que cuenta una organización. La mayoría de ellas trabaja con soluciones diversas como CRM y ERP, así como con plataformas específicas de cada segmento productivo.
La herramienta de automatización de RRHH debe poder integrarse con el resto de los sistemas, a fin de que la operatoria sea más sencilla y no haya inconvenientes con la visualización de la información ni con la integridad de los datos.
El funcionamiento de una empresa no es estático. Por eso, elegir una plataforma que ofrece características estandarizadas que no se adaptan a las necesidades cambiantes del sector de RRHH no es una buena opción.
Lo mejor es escoger una plataforma que permita diseñar flujos de trabajo personalizados, agregando o quitando módulos y funcionalidades a medida que los requerimientos de las empresas van modificándose.
Otro aspecto clave a evaluar es la capacidad que tiene una plataforma para adaptarse al tamaño de la compañía.
Una nómina reducida puede ampliarse notablemente en el futuro, o bien puede haber periodos en los cuales la cantidad de operaciones disminuya.
El software de Recursos Humanos debe responder a esta realidad, ofreciendo la escalabilidad necesaria para ajustarse al volumen de usuarios que se requiera en cada momento.
Los datos de los empleados son confidenciales. Por eso, la plataforma escogida debe contar con altos estándares de seguridad que garanticen la protección de la información sensible a fin de evitar que caigan en las manos equivocadas.
Tené en cuenta que cualquier filtración de datos puede afectar el cumplimiento normativo y traer inconvenientes para la reputación de la marca empleadora.
Para facilitar el trabajo del departamento de Recursos Humanos, el software de gestión de personsl escogido debe centralizar la información.
Cuando los datos están unificados en un mismo lugar, el personal del sector puede acceder rápidamente a ellos para analizarlos y buscar la información que necesitan. Además, la centralización de la información permite agilizar las interacciones entre los colaboradores de RR.HH. y el resto de la plantilla.
Otro punto crucial al momento de adquirir un software para gestionar el talento tiene que ver con el servicio técnico y de mantenimiento.
Puede ocurrir que, por diversos motivos, el sistema presente una falla o que el personal que lo utiliza tenga dudas respecto de su utilización. Si esto sucede, los proveedores del software deben brindar el soporte necesario para resolver estas dificultades.
En este punto, lo más recomendable es trabajar con una plataforma de Recursos Humanos argentina. Una solución local garantiza que las personas que responden del otro lado hablen tu mismo idioma y comprendan las particularidades del contexto local.
Cuando el software de RRHH está en el idioma del usuario final y está adaptado a su cultura, es probable que lo entienda mucho mejor. Esto puede conducir a una mayor eficiencia y productividad de los empleados.
Por otro lado, las leyes y regulaciones relacionadas con los RRHH varían de un país a otro y están en constante actualización. La localización del software de RRHH garantiza que se cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Años atrás, al momento de implementar herramientas tecnológicas, las organizaciones elegían soluciones on-premise, es decir, localizadas en sus instalaciones. Sin embargo, la aparición de la nube cambió esta realidad.
Hoy en día, cada vez más empresas deciden digitalizar el departamento de RR.HH. utilizando instrumentos cloud. Además de ser más ágiles y versátiles, los software en la nube, como Napsis, permiten que los usuarios accedan y operen sobre los módulos desde cualquier momento y lugar. Lo único que necesitan es un dispositivo conectado a internet.
La experiencia de usuario que ofrece una plataforma de RRHH es otro aspecto clave al momento de escoger una solución. Después de todo, ¿de qué sirve tener un sistema escalable, rápido e integrable si los usuarios no saben cómo manejarlo?
Por eso, la herramienta escogida debe tener una interfaz intuitiva y sencilla, que no genere fricciones ni dudas. Proveer una solución de estas características motivará a los colaboradores a utilizarla y potenciará la Employee Experience.
Quien trabaja en un área organizacional determinada conoce de primera mano los inconvenientes y retos específicos que presenta la operatoria del departamento, así como las inquietudes que tienen los colaboradores que forman parte de él.
Si bien algunas organizaciones eligen soluciones IT generalistas para aplicar en el sector de RRHH —sea por cuestiones de presupuesto, familiaridad o incluso por desconocimiento—, existen numerosas razones que hacen que escoger un sistema hecho por especialistas sea la mejor opción.
Primeramente, tal como mencionamos, los profesionales del ramo saben cuáles son los desafíos y los obstáculos operativos que se presentan más frecuentemente en el sector. Esto hace que puedan idear soluciones específicas que den respuesta a estos inconvenientes y agilicen los procesos, simplificando la tarea del personal.
En segundo lugar, nadie mejor que alguien especializado en Recursos Humanos para entender cuáles son las aspiraciones y necesidades de los colaboradores —tanto de este departamento como de los otros que componen las compañías—. Ellos conocen cuáles son las funcionalidades que los empleados esperan encontrar en una herramienta digital.
Napsis es un software de gestión de personal que permite operar todo el ciclo de vida de los empleados de manera digital y unificada. Además, su capacidad modular se adapta al funcionamiento y a los requerimientos de cada empresa. ¿Qué esperás para probarlo? Contactanos.