Navegadores, sistemas operativos, antivirus… Quienes utilizan sistemas informáticos saben que, tarde o temprano, llega el momento de la actualización. Lo mismo sucede con los software de gestión de RRHH.
Cuando las organizaciones usan plataformas de gestión del talento desactualizadas, aumentan las ineficiencias, así como los riesgos de seguridad, los costos y la insatisfacción de los colaboradores.
En este artículo, exploramos por qué operar con un software de Recursos Humanos antiguo produce un impacto negativo en las empresas y detallamos qué parámetros se deben considerar al seleccionar una nueva solución de RRHH.
Algunas compañías que poseen instrumentos heredados que les permiten ejecutar ciertas funciones del departamento de Recursos Humanos, consideran que invertir en la actualización de las herramientas de gestión de personal es un gasto injustificado.
Lo cierto es que gestionar este sector a través de una plataforma antigua puede resultar más costoso de lo que se cree.
No es necesario explicar por qué el trabajo manual es enemigo de la productividad y la eficiencia.
Realizar actividades tediosas y repetitivas (cargar información personal de los empleados, aprobar licencias, emitir comunicados, entre otras) no solo constituye una enorme carga para el personal de RRHH, sino que representa un peligro para la eficacia y la precisión.
Los software heredados tienen funcionalidades limitadas y demoran mucho más tiempo que los nuevos a la hora de ejecutar determinadas tareas, menguando la productividad y la agilidad.
Las organizaciones crecen y, a medida que lo hacen, van incorporando múltiples plataformas para realizar diversos procesos. Sin embargo, cuando estas herramientas no funcionan en sintonía, los datos dejan de ser precisos y surgen fallos e incompatibilidades.
Además, la falta de integración entre sistemas imposibilita acceder a una visión general y detallada de la plantilla. Esto hace que sea difícil detectar patrones de comportamiento y rendimiento, identificar puntos de mejora y tomar decisiones informadas.
Mantener una tecnología heredada es costoso, ya que requiere de revisiones periódicas que, en ocasiones, no logran solucionar al 100% los fallos. ¿Por qué sucede esto? Debido a que estos se originan por falta de compatibilidad o caducidad del soporte, lo que lleva a tener que contratar consultores y derrochar grandes sumas de dinero en parches y soluciones temporarias.
En este sentido, las organizaciones se benefician más al invertir en la actualización de su software de gestión de RRHH que en mantener sistemas viejos, ya que hacerlo permite aumentar la productividad y la eficiencia del área.
Otro riesgo que conlleva el uso de tecnología obsoleta son los tiempos prolongados de inactividad provocada por los fallos del sistema.
Cuando la continuidad operativa se interrumpe, no solo se pierde tiempo, sino que también se reduce la satisfacción de los empleados y se compromete la disponibilidad e integridad de la información.
En este punto, dejar atrás las plataformas heredadas y adoptar un sistema de RRHH basado en la nube es clave para evitar la pérdida de datos y garantizar la operatoria.
El departamento de Recursos Humanos gestiona una enorme cantidad de datos confidenciales y financieros de los empleados. Si opera con sistemas antiguos o no integrados que tienen escasos mecanismos de cifrado y protección de los registros, el riesgo de que la información caiga en las manos equivocadas aumenta de manera considerable.
Al mismo tiempo, el uso de tecnología obsoleta dificulta el cumplimiento normativo y aumenta el riesgo de sufrir ataques de ciberseguridad o violaciones de datos. Estos escenarios, lejos de ser inocuos, pueden derivar en demandas, multas y daños a la reputación.
Cuando los colaboradores no tienen acceso a una plataforma actualizada que les permita cargar o modificar su información personal de manera rápida y directa, o bien tienen que lidiar con herramientas que funcionan lentamente y les quitan tiempo para realizar otras tareas, la Employee Experience se resiente.
Mantener sistemas heredados no solo ralentiza el trabajo de los empleados, sino que reduce su compromiso y motivación, lo que, en definitiva, termina alejando el talento y perjudicando el desarrollo de las compañías.
¿Ya te convenciste de la necesidad de actualizar tu software de gestión de RRHH? Si tu respuesta es “sí”, seguramente te estés preguntando qué factores tener en cuenta para tomar una decisión adecuada.
Aunque la mejor opción será siempre aquella que se ajuste al modo de operar y los requerimientos puntuales de cada organización, existen algunas cualidades que no deberían faltar en la plataforma que elijas:
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