Payroll tercerizado: ¿Cómo minimizar los riesgos?

Asegurarse de que todos sus colaboradores reciban su remuneración en tiempo y forma es una de las responsabilidades más grandes que afronta una organización. Mientras muchas ejecutan este proceso de manera interna, otras deciden tercerizar el payroll.

Si bien a simple vista utilizar un proveedor externo para coordinar el pago de las nóminas parece la opción más eficiente y rentable, a menudo surgen cambios en las reglamentaciones o en las modalidades de contratación que hacen que el panorama se torne más complicado.

En este artículo, explicamos cuáles son los principales inconvenientes de gestionar de manera externa el payroll y cuál es la mejor alternativa para evitar riesgos.

Qué es tercerizar el payroll

Externalizar el pago de sueldos implica contratar empresas que ofrecen servicios profesionales de gestión de nóminas para compañías. Estas organizaciones computan la cantidad de horas trabajadas, hacen los cálculos de retenciones y emiten los pagos.

La mayor parte de las organizaciones que deciden tercerizar el payroll lo hacen porque buscan una solución que les permita ahorrar tiempo y recursos, y eliminar la necesidad de reclutar personal especializado que se aboque exclusivamente a estas funciones.

Cuáles son los riesgos de gestionar la nómina con un proveedor externo

Ahora bien, poner en manos de terceros el proceso destinado a abonar las funciones que desempeñan la fuerza de trabajo implica no solo confiar en que estos prestadores sabrán ajustarse a los cambios en materia de legislación laboral vigente, sino también compartir con ellos datos sensibles.

Seguridad de los datos

Cuando una empresa terceriza el payroll, debe compartir datos personales e información acerca de los ingresos que perciben los empleados.

Para evitar filtraciones de información, el proveedor debe contar con estrictas medidas de seguridad y protección de datos. Caso contrario, los registros podrían caer en las manos equivocadas.

Falta de precisión

Otro de los peligros de delegar el pago de las nóminas tiene que ver con la falta de precisión. Si bien las compañías esperan que todo funcione oportunamente, en ocasiones los proveedores cometen errores al momento de procesar las operaciones.

Los cambios en los horarios de trabajo, las licencias, los ajustes salariales, los bonos y las modificaciones en los regímenes impositivos a menudo complejizan las liquidaciones.

Por eso, es fundamental que el prestador cuente con los mecanismos necesarios para garantizar la exactitud de los pagos, a fin de evitar problemas.

Retrasos

No se trata solo de falta de precisión. También pueden surgir retrasos en las liquidaciones que hagan que los pagos se procesen tardíamente.

Si esto sucede, las consecuencias en términos legales y de satisfacción de los colaboradores pueden ser devastadoras para la reputación empresarial.

Falta de cumplimiento normativo

Todas las compañías que contratan personal deben cumplir con normativas laborales generales. Además, aquellas que pertenecen a determinados rubros o actividades productivas, tienen que respetar reglamentaciones de trabajo específicas. 

Si los proveedores externos que gestionan el pago de la nómina no están debidamente actualizados sobre las normas vigentes, el compliance puede verse comprometido.

Si esto sucede, la compañía se debe hacer cargo de las consecuencias, que pueden incluir multas y problemas legales.

Insatisfacción de los empleados

Cuando se contrata a una empresa de nóminas externa, los colaboradores no tienen acceso directo a quienes procesan sus remuneraciones.

Esto implica que no pueden trasladarse sus inquietudes o reclamos, lo que puede hacer que su experiencia dentro de la empresa se torne menos satisfactoria.

¿La solución? Gestionar el payroll con una herramienta especializada

Existe una alternativa para aquellas empresas que no desean exponerse a los riesgos que supone tercerizar el payroll, pero, al mismo tiempo, no desean dedicar recursos a capacitar constantemente a sus empleados ni exponerse a las consecuencias de las equivocaciones humanas.

La solución es gestionar el pago de las nóminas utilizando una herramienta digital como Napsis, diseñada por profesionales del sector y desarrollada teniendo en cuenta las normativas locales.

Gracias a nuestra plataforma, las organizaciones pueden automatizar y simplificar el procesamiento de la nómina, administrando los sueldos de múltiples empresas o holdings completos de forma intuitiva y eficiente.

Nuestro software de remuneración incluye todas las funcionalidades necesarias para configurar los conceptos de liquidación y automatizar procesos de acuerdo con las normas legales vigentes. Así, minimiza los errores y permite cumplir con los tiempos y las formas previamente estipulados.

No te arriesgues, contratá una herramienta especializada. Contratá Napsis. Esperamos tu mensaje.