La tecnología potencia la gestión del ciclo de vida del empleado

Ver una oferta laboral atractiva, postularse, ser reclutado y contratado, comenzar su plan de carrera dentro de una organización y desvincularse de ella. Estas son, a grandes rasgos, las diferentes etapas del ciclo de vida del empleado.

Aunque cada una de ellas tiene sus particularidades y alcances, todas comparten una característica en común: pueden ser potenciadas gracias a la adopción de herramientas tecnológicas.

En este artículo, te contamos cuáles son las diferentes fases del ciclo de vida de los trabajadores y explicamos de qué formas la tecnología ayuda a impulsarlas, optimizando la experiencia de los empleados (EX).

Ciclo de vida del empleado: definición y etapas

Cuando una persona ingresa a la plantilla de una empresa, comienza una suerte de viaje que se compone de diferentes momentos.

La trayectoria comienza desde el momento en el cual una oferta laboral llama la atención de una persona, llevándola a aplicar, hasta que es reclutado. Luego de haber pasado un tiempo considerable dentro de la compañía, se desvincula, pasando a ser un embajador o un detractor de la marca empleadora, dependiendo de cuál haya sido su experiencia al interior de la firma.

Esta trayectoria, denominada ciclo de vida del empleado, está compuesta por 7 etapas:

• Atracción. Todo comienza cuando una persona, después de haber tenido una experiencia satisfactoria con una empresa (sea como consumidor, o como espectador de alguna acción positiva hacia los empleados o hacia la comunidad), desea formar parte de ella. Si las organizaciones construyen una marca empleadora robusta, que refleje sus valores, su misión y su valor, atraerán a los mejores candidatos.
• Reclutamiento. Este estadio incluye todos los pasos que conducen a la contratación de un nuevo colaborador. Lo primero es colocar un anuncio de empleo que, además de detallar las responsabilidades del rol y lo que ofrece la compañía, deje en claro el propósito de la organización y cómo ayuda al desarrollo profesional de sus empleados. Esta fase también incluye la selección de candidatos y la oferta formal de empleo a los finalistas.
• Onboarding. Esta etapa del ciclo de vida del empleado comienza el primer día de trabajo. Su duración es variable, ya que se extiende durante el tiempo que tarda en familiarizarse con los procesos, los sistemas, las herramientas, las funciones y expectativas de su posición, y alcanza plena productividad. En este periodo, es fundamental que los ingresantes cuenten con el apoyo y la formación necesarios para lograr una adaptación adecuada.
• Desarrollo de carrera. Durante este estadio, el personal de RRHH y los líderes de área evalúan las habilidades y conocimientos de los colaboradores para identificar puntos de mejora y ofrecer iniciativas de capacitación y formación profesional.
• Retención. Una vez que llegan a la etapa de retención, los empleados ya están totalmente integrados a la organización. Por eso, el objetivo pasa a ser retenerlos dentro de la plantilla. ¿Cómo se logra? Reconociendo y valorando sus logros y contribuciones, ofreciendo beneficios a medida y fomentando un clima de trabajo positivo y colaborativo.
• Desvinculación. Los colaboradores pueden dejar su lugar de trabajo por diversas razones: despido, jubilación, motivos personales o la búsqueda de nuevos desafíos laborales. Si no han sido desvinculados por decisión de la compañía, es importante que los equipos de RRHH indaguen sobre los motivos que llevan a las personas a abandonar sus puestos. Esto permite introducir mejoras en otras etapas del ciclo.
• Promoción como embajador de marca. La relación entre una persona y la organización que lo emplea no termina cuando se produce la desvinculación. Si su experiencia fue satisfactoria, este ex empleado se convertirá en embajador de la marca empleadora, recomendando la empresa como un buen lugar para trabajar. Por el contrario, si sus vivencias fueron negativas, sus opiniones también lo serán. La difusión de estas percepciones puede dañar la reputación de la compañía ante futuros candidatos y clientes.

Cómo contribuye la tecnología a gestionar cada fase del ciclo

El modelo de ciclo de vida del empleado, que está inspirado en el mapa de recorrido del cliente (customer journey), es muy útil para analizar cómo un trabajador se relaciona con su organización a medida que avanza en su trayectoria laboral.

Si bien existen varios factores que inciden en el desarrollo de las fases del ciclo, existe un aspecto transversal a todas ellas que, cuando es adecuadamente aplicado, optimiza su gestión: la tecnología.

Atracción del talento

Los profesionales de Recursos Humanos pueden aprovechar todo el potencial de las redes sociales para crear perfiles corporativos atractivos que reflejen los valores y la cultura de la empresa, a fin de reforzar la employer branding.

De esta forma, podrán llamar la atención del talento que aspiran contratar.

También tienen la posibilidad de interactuar con la audiencia en estas plataformas y crear piezas de contenido que muestren el día a día de los colaboradores y las oportunidades de desarrollo que ofrece la empresa.

Reclutamiento y selección

Además de utilizar las redes sociales para publicar y difundir ofertas de empleo e interactuar con los candidatos potenciales por medio de comentarios y mensajes, la tecnología permite que el personal de RRHH haga screening de los CV, filtrando aquellos perfiles que mejor se ajustan a las búsquedas.

Dentro de esta etapa, las herramientas tecnológicas también brindan la posibilidad de programar y realizar entrevistas con los aspirantes y ejecutar pruebas online de habilidades técnicas y conocimientos a fin de evaluar sus conocimientos y skills.

Por otro lado, los portales de empleo favorecen el seguimiento de las candidaturas, brindando información a los aspirantes sobre la progresión de sus solicitudes, y los software de análisis de datos facilitan el relevamiento de las métricas de reclutamiento, facilitando la evaluación de la efectividad de las búsquedas.

Onboarding

Potenciar el onboarding de los nuevos empleados es una excelente oportunidad para causar una buena impresión en ellos.

En este punto, la tecnología es una aliada clave para agilizar una incorporación fluida, rápida y eficaz.

Los pasos administrativos de esta fase del ciclo de vida del empleado (como el envío de correos electrónicos de bienvenida, el llenado de los datos personales, la presentación de documentaciones y la firma de documentos internos), pueden agilizarse utilizando un software de RRHH que permita una gestión integral del área, como Napsis.

Desarrollo

Cuando los empleados pueden acceder a recursos que les permiten avanzar en sus carreras y adquirir nuevas competencias, aumenta su productividad y también su satisfacción.

Si bien el sector de RRHH puede recurrir a capacitaciones externas, también tiene la posibilidad de utilizar sistemas de gestión del aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés). Se trata de plataformas que favorecen el desarrollo, el dictado y la administración de cursos y formaciones en línea.

Los LMS ofrecen varias funciones, incluida la capacidad de crear y gestionar cursos, supervisar el progreso y el rendimiento de los empleados y diseñar esquemas de aprendizaje individualizados.

Retención

En esta etapa, el objetivo es consolidar el vínculo entre los trabajadores y la empresa.

Para lograrlo, es fundamental comprender cómo piensan los colaboradores, cuáles son sus expectativas y si consideran que la organización que los emplea cumple con ellas.

Los instrumentos tecnológicos permiten detectar problemas, crear planes y estrategias para superarlos y medir indicadores clave de rendimiento a fin de convalidar el progreso de cada iniciativa.

Encuestas de clima, plataformas de acceso a beneficios e incentivos, software de gestión de desempeño, aplicaciones de bienestar y sistemas de comunicación y colaboración son algunas de las herramientas tecnológicas más utilizadas para reforzar la relación colaborador-compañía.

Desvinculación

Así como sucede con el resto de las etapas del ciclo de vida del empleado, los instrumentos tecnológicos también son útiles en el offboarding, ya que contribuyen a asegurar una transición fluida y eficiente para ambas partes.

Por ejemplo, los equipos de RRHH pueden usar sistemas que les permitan automatizar la generación de documentos asociados a la salida de los colaboradores (cartas de despido, cartas de recomendación, certificados de trabajo, formularios fiscales, etc.), o bien que desactiven automáticamente los permisos de acceso a sistemas y aplicaciones corporativas.

También es posible utilizar plataformas con encuestas de salida, a fin de recopilar información valiosa para perfeccionar la experiencia de los empleados actuales y futuros.

Además, algunos software contienen dashboards que proporcionan información en tiempo real sobre el proceso de offboarding, lo que contribuye a que se cumplan los plazos y se ejecuten todas las tareas necesarias en tiempo y forma.

Promoción

Finalmente, las soluciones tecnológicas también potencian la relación con los ex empleados. 

En este sentido, existen plataformas online que permiten formar comunidades en las cuales quienes transitaron por la organización pueden mantenerse conectados, compartir experiencias y recibir noticias.

Las herramientas de automatización de marketing también contribuyen a nutrir el vínculo, permitiendo el envío de newsletters personalizadas, eventos y beneficios especiales.

Napsis, una herramienta integral que impulsa la EX

Somos conscientes de la importancia que tiene la tecnología para impulsar la experiencia de los empleados al interior de las organizaciones.

Por eso, creamos Napsis, una solución integral de gestión de personas que brinda la posibilidad de operar todo el ciclo de vida del empleado de forma digital y unificada.

Nuestra plataforma es modular. ¿Qué implica esto? Que se adapta a las necesidades puntuales de cada negocio, cubriendo estos requerimientos a través de diversas funcionalidades configurables de acuerdo con el perfil de cada usuario.

Además, gracias a sus capacidades de autogestión, empodera a los colaboradores y libera al personal de RRHH de las tareas administrativas y repetitivas, potenciando la propuesta de valor organizacional.

¿Qué esperás para impulsar las etapas del ciclo del empleado en tu empresa? Mandanos un mensaje y empecemos a trabajar juntos.