Control de gastos del personal: la importancia de un seguimiento eficiente

Así como sucede con las finanzas personales, hacer un seguimiento preciso de lo que se gasta en una organización es clave para garantizar su rentabilidad. En este punto, el control de gastos del personal se convierte en un aspecto crucial.

Sin embargo, muchas empresas aún se apoyan en métodos manuales para gestionar estos gastos, lo que genera una gran carga administrativa y una visibilidad limitada de los flujos de dinero. La falta de un sistema centralizado no solo aumenta el riesgo de errores y sobrecostos, sino que también impide una toma de decisiones ágil y estratégica.

¿Cómo resolver este inconveniente? La clave reside en implementar una solución tecnológica para el control de gastos que simplifique el proceso. Te contamos más en este artículo.

¿Qué es el control de gastos del personal y por qué es importante?

Cuando hablamos del control de gastos de la plantilla, nos referimos al proceso de identificar, gestionar y auditar los gastos en los que incurren los empleados en nombre de la organización.

Esto incluye desde los viáticos y gastos asociados (transporte, alojamiento, comidas) hasta compras de suministros, inscripciones a eventos, capacitaciones y cualquier otro desembolso autorizado que sea parte de las operaciones del negocio.

Supervisar los gastos no sirve solamente para saber dónde se va el dinero. Un seguimiento eficiente es fundamental para la salud financiera y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización.

En este sentido, el control de gastos del personal permite:

• Optimizar el uso de los recursos y reducir costos. Permite identificar y eliminar gastos innecesarios o excesivos, a fin de hacer un uso más eficiente del capital. Al tener una visión clara de los patrones de gasto, las organizaciones pueden negociar mejores tarifas con proveedores y asignar el presupuesto de manera más estratégica.
• Aumentar la transparencia y prevenir el fraude. Un sistema robusto crea un registro detallado y auditable de cada transacción, identificando patrones de gasto y permitiendo anticiparse a situaciones complejas, como falta de liquidez o sobregastos. Además, genera confianza, al tiempo que dificulta las prácticas fraudulentas, el uso indebido de fondos o la duplicación de gastos, protegiendo así el patrimonio y la reputación de la compañía.
• Mejorar la planificación financiera. Con datos precisos y en tiempo real sobre los gastos, las empresas pueden crear presupuestos más realistas y proyectar con mayor certeza su flujo de caja. Esta información es vital para la toma de decisiones estratégicas.
• Garantizar el cumplimiento de políticas. Un sistema de control permite validar de forma automática que los desembolsos estén dentro de los límites establecidos y que cuenten con la aprobación necesaria, asegurando que los gastos se alineen con las políticas corporativas y mitigando la posibilidad de errores.

Los desafíos para un seguimiento preciso

A pesar de la importancia que reviste, el control de los gastos de la plantilla no está exento de obstáculos.

Su gestión puede presentar diversos problemas que, si no se abordan a tiempo, dificultan la precisión de los datos y el buen aprovechamiento de los recursos, comprometiendo la salud financiera de la empresa.

Falta de justificación o documentación inadecuada

Uno de los desafíos más comunes es la ausencia de documentos justificativos para determinados gastos.

Por ejemplo, un colaborador puede haber realizado una compra sin solicitar la factura correspondiente, o bien el documento obtenido puede no cumplir con los requisitos fiscales exigidos por la normativa local.

Esto no solo impide el cálculo o la deducción de los impuestos aplicables, sino que también dificulta el registro contable y la auditoría interna.

Gastos realizados fuera de política corporativa

Otro problema recurrente es cuando los trabajadores incurren en gastos no autorizados o que superan los límites establecidos por la empresa.

Esto puede surgir a causa de un error involuntario o como consecuencia del desconocimiento de la política de gastos, aunque también puede ser una acción deliberada.

Esta falta de alineación entre el comportamiento del empleado y las reglas internas no solo genera desviaciones presupuestarias, sino que requiere un proceso de corrección que consume tiempo y recursos.

Procesos de reporte engorrosos

Si el proceso para rendir gastos es complejo, tedioso o requiere mucho tiempo y esfuerzo, los empleados pueden retrasar la presentación de sus reportes.

Un ejemplo clásico de este desafío es el uso de hojas de cálculo, el llenado de formulario y el escaneo de tickets que luego deben ser subidos a diversas plataformas.

Además de ser engorrosos, este tipo de procedimientos crean un desfasaje entre el momento en que se produce el gasto y su registro, lo que impide que el sector financiero tenga una visión precisa y actualizada del flujo de caja.

Falta de visibilidad en tiempo real

Muchos sistemas de control de gastos del personal no ofrecen visibilidad en tiempo real. Esto implica que el análisis se realiza de forma retrospectiva, al final del mes o del trimestre, cuando ya es demasiado tarde para tomar medidas correctivas.

La falta de acceso instantáneo a la información clave, como los gastos acumulados por departamento o los que se desvían del presupuesto, dificulta la toma de decisiones adecuadas para optimizar el uso de los recursos financieros.

Desviaciones presupuestarias

Cuando los gastos reales superan los montos presupuestados, es evidente que la planificación financiera no está alineada con la realidad operativa.

La falta de un seguimiento constante y en tiempo real impide identificar a tiempo los motivos de estas desviaciones, que pueden surgir a causa de cambios inesperados en los costos, aumento de las actividades comerciales o proyecciones iniciales poco realistas.

Estas situaciones requieren el análisis y la corrección de los presupuestos y los gastos, ya que si las desviaciones no son reparadas, la liquidez de la empresa puede verse comprometida.

Administrá los gastos y reintegros del personal de tu empresa con Napsis

Napsis optimiza la gestión de gastos del personal, a través de una plataforma centralizada que garantiza transparencia y eficiencia en tiempo real.

Así, la herramienta transforma un proceso complejo en una tarea ágil, permitiendo a las organizaciones mantener el control total sobre las finanzas.

Brinda la posibilidad de llevar un registro detallado y preciso de los gastos, ya que permite que los colaboradores adjunten tickets, comprobantes y facturas de forma rápida, facilitando la documentación y el acceso instantáneo a la información.

Además, la plataforma gestiona la contabilización y administración de los gastos de manera eficiente. Permite definir conceptos y tipos de gastos, así como estructurar flujos de aprobación. Esto asegura que todos los desembolsos se alineen con las políticas de la empresa y se aprueben de manera oportuna y correcta.

Por otro lado, Napsis genera reportes detallados que brindan una visión clara y completa de los gastos corporativos. Estos informes facilitan un análisis exhaustivo de los gastos y reintegros, fundamental para la toma de decisiones informadas y la identificación de puntos de mejora.

Pero esto no es todo. La solución permite la descarga de la información necesaria para la generación de inputs en incidencias de nómina. Así, garantiza que todos los gastos estén adecuadamente reflejados en la nómina y otros procesos contables.

Con Napsis, podés optimizar el proceso de control de gastos del personal, asegurando una administración eficiente y una contabilidad clara. ¿Querés saber más sobre la plataforma? Contactanos.