¿Qué desafíos plantea el uso de tecnología para gestión de nómina?

La gestión de nómina es uno de los procesos más críticos para cualquier tipo de organización, dado que impacta no solamente en el cumplimiento normativo, sino también en la satisfacción de los empleados.

Aunque en la actualidad el payroll sufrió profundas transformaciones vinculadas a la digitalización, incrementando su eficiencia y garantizando el compliance, la implementación tecnológica no está exenta de retos.

Los responsables de RRHH a menudo se enfrentan a nuevos desafíos que requieren adaptación y soluciones estratégicas.

En esta nota, analizamos por qué es fundamental adoptar sistemas digitales para gestionar la nómina y abordamos los principales obstáculos que presenta el uso de soluciones tecnológicas.

La importancia de contar con un sistema digital de gestión de nómina

La gestión de nómina es el proceso fundamental mediante el cual una empresa calcula y distribuye la retribución económica de los colaboradores de una organización.

Lejos de ser sencilla, esta tarea es de una gran complejidad, ya que incluye el cálculo de sueldos, las deducciones fiscales, las contribuciones a la seguridad social, y la liquidación de conceptos como horas extras, bonificaciones o vacaciones.

Gestionar la nómina de forma adecuada garantiza una retribución justa para el talento, y, al mismo tiempo, asegura el cumplimiento de todas las obligaciones legales y fiscales vigentes.

Tradicionalmente, la nómina se administraba de forma manual, lo que generaba un alto riesgo de errores, omisiones y demoras que, en ocasiones, comprometían el compliance, poniendo en riesgo la marca empleadora.

Hoy en día, la adopción de plataformas digitales es imprescindible por varios motivos. En primer lugar, su utilización elimina los errores asociados a la gestión manual y garantiza el cumplimiento normativo, ya que los sistemas especializados se mantienen automáticamente actualizados con la legislación laboral y fiscal, eliminando las equivocaciones de la gestión manual.

Esto impulsa una mayor eficiencia y productividad en el área de RRHH, cuyo personal se puede liberar de tareas tediosas para enfocarse en iniciativas estratégicas.

Además, un sistema digital asegura la mayor satisfacción del empleado, ya que la confianza en una retribución precisa y a tiempo fortalece el compromiso y la lealtad.

Por otro lado, la implementación de este tipo de soluciones garantiza la seguridad y control de datos sensibles, haciendo posible cumplir con los lineamientos de manejo de información y permitiendo el acceso solo a perfiles autorizados.

Finalmente, contar con un software de payroll aporta escalabilidad, ya que se adapta fácilmente al crecimiento de la plantilla sin requerir la contratación inmediata de personal administrativo adicional.

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta RRHH al usar soluciones tecnológicas para gestionar el payroll?

Ahora bien, más allá de las ventajas que la implementación de herramientas tecnológicas implica, su utilización no está libre de retos.

De hecho, según Trendsity, el 55% de los líderes de Recursos Humanos sostienen que sus actuales soluciones tecnológicas no cubren ni las actuales ni las futuras necesidades del negocio, al tiempo que 2 de cada 3 empresas de América Latina no está satisfecha con su sistema de gestión de nómina.

¿Por qué sucede esto? Debido a que los ejecutivos de RRHH enfrentan numerosos desafíos asociados al uso de plataformas de payroll.

Predominio de suites globales (SAP, ORACLE, Workday)

Muchas grandes organizaciones operan con plataformas ERP integradas (como SAP, Oracle o Workday).

El desafío radica en que la solución de nómina debe coexistir e integrarse con estas suites globales, lo cual a menudo resulta costoso y técnicamente complejo.

Requerimientos de migración

Existe una presión constante para migrar sistemas de gestión de nómina a entornos cloud.

Esta migración no solo implica un esfuerzo técnico significativo, sino también la gestión del cambio y la garantía de que los datos sensibles se transfieran y almacenen de manera segura.

Soluciones locales para cumplir con requerimientos por país

Aunque las plataformas globales ofrecen amplias funcionalidades, a menudo carecen de la granularidad necesaria para gestionar las complejidades fiscales y legales específicas de cada jurisdicción.

Esto obliga a los líderes de RRHH a buscar e integrar soluciones locales adicionales para asegurar el compliance en cada país donde opera la empresa.

Mapas de sistemas complejos

La necesidad de integrar múltiples soluciones (sistemas globales, herramientas locales, y la propia plataforma de payroll) genera un mapa de sistemas complejo y fragmentado.

Este escenario dificulta la gestión IT, así como la estandarización de los procesos.

Menor eficiencia en flujos de trabajo que dificulta la fluidez en procesos transversales

Cuando los sistemas no se comunican de manera fluida, los flujos de trabajo se vuelven ineficientes, impactando negativamente en la rapidez de los procesos transversales.

Cuando la aprobación de horas extra y el reporte de cambios se ven afectados, se generan cuellos de botella y demoras en las liquidaciones.

Presión por reducir OPEX/CAPEX asociados al proceso

El área de Recursos Humanos opera bajo una constante presión gerencial para minimizar los gastos operativos y de capital relacionados con la gestión de nómina.

Esto limita la inversión en software a medida, personal especializado o proyectos de integración necesarios.

Obligación de cumplir con estándares globales de seguridad

Dado que la nómina maneja la información financiera más sensible de los empleados, existe una obligación crítica de garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad global (ciberseguridad, privacidad de datos), lo que requiere inversión constante y auditorías rigurosas.

Necesidad de mejorar la experiencia del empleado

Los sistemas de nómina deben ser fáciles de usar no solo para el área de RRHH, sino también para todos los colaboradores.

Si la interfaz es pobre o el sistema es lento, la experiencia del empleado se ve afectada, lo que impacta en su satisfacción y percepción de la empresa.

Napsis, líder en gestión de nómina

Los líderes de RRHH necesitan una herramienta integral a través de la cual puedan gestionar la nómina de manera eficiente y centralizada. Napsis conoce las expectativas y demandas de las organizaciones, por eso lidera el podio del ranking como la empresa Nº1 en gestión de nómina, con más del 30% del mercado.​

Napsis Payroll, el módulo de gestión de nómina de la plataforma, aporta todas las herramientas que las compañías necesitan para configurar de manera completa los conceptos de liquidación, brindando acceso a un conjunto completo de funciones que simplifican y optimizan los procesos de pago.

Frente a los desafíos de la complejidad, el compliance y la integración, Napsis se posiciona como una solución tecnológica y un socio estratégico integral en la gestión del payroll.

Sus beneficios están diseñados para generar valor en todos los niveles de la organización:

• Recursos Humanos

Al automatizar cálculos complejos y generar reportes en tiempo real, Napsis reduce las horas de trabajo dedicadas a tareas administrativas. Esto se logra mediante la automatización de cálculos complejos y la generación de reportes en tiempo real.

Además, la plataforma garantiza que todas las liquidaciones se realicen en estricto cumplimiento de las normativas locales y las actualizaciones fiscales vigentes. Su flexibilidad operativa permite gestionar con éxito múltiples convenios colectivos y complejidades regulatorias en diferentes países.

• Organizaciones

La automatización y centralización de los procesos que aporta la herramienta disminuye los márgenes de errores humanos y optimiza los flujos administrativos, lo que se traduce en una gestión más ágil y precisa.

Asimismo, Napsis proporciona la escalabilidad necesaria para gestionar plantillas de cualquier tamaño sin sacrificar la agilidad y facilita la centralización de la información al integrarse con otros sistemas empresariales, asegurando datos coherentes para una mejor toma de decisiones.

• Empleados

Gracias a la precisión del sistema automatizado, los colaboradores tienen la garantía de recibir sus salarios y recibos en tiempo y forma.

Esto impacta positivamente en la motivación de la plantilla, ya que al saber que su liquidación cumple con todas las normativas legales vigentes, los empleados obtienen una mayor fiabilidad y confianza en la empresa.

¿Querés optimizar la gestión de la nómina de tu organización con una herramienta que te permita centralizar diferentes procesos asociados a la gestión del talento? Contactanos.