Los riesgos de no digitalizar el sector de RRHH

Las personas son el motor de las organizaciones. Por lo tanto, implementar iniciativas que mejoren su experiencia es clave para alcanzar el crecimiento empresarial. En este punto, digitalizar el sector de RRHH se revela como una de las estrategias más efectivas.

Adoptar herramientas digitales y aplicarlas sobre los procesos que lleva adelante el sector encargado de las personas, aumenta la eficiencia, elimina los errores, libera el potencial de los líderes del área e impulsa la satisfacción de los colaboradores.

A pesar de que la digitalización de este departamento aporta muchos beneficios, algunas organizaciones aún no han iniciado el camino hacia la automatización, o bien no han avanzado lo suficiente en su implementación. 

En este artículo, te contamos cuáles son los riesgos de no digitalizar la operatoria de Recursos Humanos.

Qué implica digitalizar el sector de RRHH

La digitalización de Recursos Humanos consiste en poner en marcha herramientas tecnológicas sobre los procesos que lleva adelante el área. Al implementar estos instrumentos, es posible instaurar flujos de trabajo basados en datos, vinculados en redes y automatizados, sea de forma parcial o total.

Además de brindar la posibilidad de tomar decisiones basadas en información sistematizada, digitalizar el sector de RRHH permite eliminar los errores, las omisiones y las demoras derivadas de la operatoria manual, optimizando la gestión.

Asimismo, libera a los responsables del departamento de tareas repetitivas y tediosas que no aportan valor. Esto les deja tiempo para dedicarse a iniciativas estratégicas que, a su vez, impactan positivamente sobre todos los colaboradores, potenciando la Employee Experience.

Cabe aclarar que la puesta en marcha de un proceso digitalizador en Recursos Humanos es una estrategia evolutiva y abarcativa, es decir, impacta no solo sobre las operaciones de este sector, sino también sobre otras áreas.

Cuáles son los riesgos de darle la espalda a la digitalización

Como comentamos, a pesar de los beneficios que aporta el uso de plataformas digitales, algunas organizaciones no han iniciado aún la digitalización en RRHH, o bien no la han profundizado lo suficiente.

Lejos de ser un aspecto intrascendente, esta decisión puede acarrear diversos inconvenientes para el área que gestiona el talento.

Pérdida de eficiencia

Liquidaciones de nóminas, cálculos de proporcionales de vacaciones y aguinaldos, revisión y otorgamiento de licencias laborales, emisión de comunicaciones, actualización de legajos digitales, envío de documentos para firma digital… El personal de Recursos Humanos realiza diversas tareas y muchas de ellas son repetitivas y tediosas.

Cuando están frente a este tipo de funciones, las personas se cansan, se distraen o se aburren, lo que aumenta la probabilidad de errores y omisiones. Por eso, no automatizar estas actividades reduce notablemente la eficiencia del sector.

Falta de seguridad

Los archivos en papel se deterioran y se pierden con facilidad. Además, ocupan espacio y pueden ser consultados por personas no autorizadas. Por lo tanto, su utilización constituye un peligro para la seguridad de la información.

Al digitalizar el sector de RRHH, los datos se almacenan en plataformas virtuales que otorgan accesos diferenciados en función del perfil de cada usuario y cuentan con herramientas de encriptación y seguridad IT.

Además, a diferencia del papel, los registros digitales no ocupan lugar y pueden guardarse sin inconvenientes durante el tiempo que sea necesario.

Mayor tiempo de procesamiento

Introducir y modificar datos en hojas de cálculo o documentos de texto requiere mucho tiempo y atención. Asimismo, cuando se trabaja con sistemas inconexos, los cambios que se hacen en una plataforma no se reflejan automáticamente en otras.

Esto provoca que los empleados del sector pierdan tiempo reelaborando o comprobando los datos, y, al mismo tiempo, aumenta la posibilidad de errores. Todo esto se agrava cuando, además de usar herramientas que no se integran unas con otras, se utilizan soportes físicos como papel.

Al implementar un software de gestión integral de RRHH es posible administrar e integrar datos de manera eficiente, poniéndolos a disposición de otros usuarios y sectores. Por eso, no utilizarlo implica mayor tiempo perdido en entradas duplicadas, comprobaciones y repeticiones.

Experiencia del empleado poco satisfactoria

Cuando el personal de Recursos Humanos está desbordado de tareas —la mayor parte de ellas, iterativas y poco motivantes— no solo es más propenso a equivocarse, sino que también se siente menos motivado.

Además, al no tener tiempo para dedicarse a funciones estratégicas (como el diseño de programas de capacitación y formación, la diagramación de beneficios o el relevamiento de las necesidades de los trabajadores, entre otras), la imagen de la empresa ante los empleados empieza a decaer, así como lo hace su satisfacción.

Falta de relevamiento de oportunidades de gestión estratégica

La información estructurada y automatizada es una valiosa herramienta que lleva a la toma de decisiones estratégicas, permitiendo la identificación de puntos a corregir y de situaciones a mejorar.

Sin un software de Recursos Humanos, la recopilación de estos datos y la generación de informes basados en ellos se vuelven tareas tediosas e imprecisas. Como resultado, muchas de las decisiones que se toman no responden a la realidad empresarial. Cuando el diagnóstico no es preciso, cualquier solución puede transformarse en un inconveniente.

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