Control de asistencia: el impacto en la organización

El control de asistencia es un proceso crítico en la gestión de recursos humanos que impacta directamente en la legalidad y la eficiencia organizativas. 

Cuando los sistemas que se utilizan para vigilar la concurrencia de la nómina no son eficientes, aparecen errores e inconsistencias que pueden generar pérdidas económicas, menguando la rentabilidad empresarial.

En este artículo, abordamos la importancia de controlar la asistencia de los colaboradores y explicamos cuáles son las consecuencias principales de una vigilancia ineficiente.

¿Por qué las empresas deben llevar un control de asistencia efectivo?

Controlar la asistencia de los colaboradores de una empresa implica registrar las horas que cada empleado trabaja.

Puede parecer algo simple y sin importancia. Sin embargo, vigilar el cumplimiento de los horarios laborales, analizando cuándo los trabajadores empiezan y terminan sus tareas, es un proceso clave para cualquier tipo de negocio.

Llevar un control de asistencia efectivo permite:

• Aumentar la productividad. Al vigilar los niveles de asistencia, las organizaciones pueden identificar tendencias y patrones de comportamiento de los trabajadores y tomar medidas apuntadas a abordar el ausentismo, la impuntualidad o los descansos excesivos, conductas que menguan la productividad.
• Simplificar el pago de la nómina. El payroll es uno de los procesos cruciales de RRHH. Cualquier inconveniente que se presente en su ejecución puede traer serias consecuencias para las empresas. Hacer un seguimiento preciso de la comparecencia brinda la posibilidad de que los sueldos devengados de cada periodo se liquiden de manera correcta.
• Promover la cultura de la responsabilidad. Las compañías que llevan a cabo un control de asistencia minucioso fomentan la construcción de una cultura de la responsabilidad y la puntualidad. Esto no solo hace que los colaboradores se tomen en serio su rol, sino que aumenta la moral de aquellos que siempre cumplen con sus obligaciones.
• Identificar las causas del ausentismo. Cuando los empleadores llevan un registro de quienes suelen ausentarse y entienden los motivos que los llevan a hacerlo (enfermedad, problemas familiares o personales, estrés laboral, etc.), pueden ofrecer apoyo y recursos para ayudar a su plantilla.
• Optimizar la gestión de la fuerza de trabajo. Al realizar un seguimiento de la asistencia, las organizaciones pueden administrar su fuerza laboral de manera más eficiente, lo que garantiza que las cargas de trabajo se distribuyan uniformemente.
• Asegurar el compliance. Además, vigilar si los trabajadores respetan sus horarios de trabajo y relevar si hacen horas extras permite cumplir con las leyes y regulaciones laborales vigentes. Así, las organizaciones evitan multas e inconvenientes legales.  
• Ahorrar dinero. Finalmente, al invertir en un proceso de seguimiento eficaz, las empresas pueden optimizar sus operaciones, minimizando los costos innecesarios.

Las consecuencias financieras de un control ineficiente

Ahora bien, así como controlar la asistencia trae numerosos beneficios, hacerlo de manera inadecuada conlleva diversos problemas que afectan directamente la rentabilidad de las organizaciones.

Pagos incorrectos de la nómina

Vigilar manualmente la asistencia de los colaboradores o hacerlo utilizando sistemas desactualizados, aumenta las probabilidades de que surjan errores.

Puede ocurrir que se calculen días adicionales de trabajo u horas extra que no fueron realizadas, haciendo que los trabajadores reciban más dinero que el que les corresponde, lo que incrementa el gasto de las empresas.

Por el contrario, si los pagos son insuficientes y los empleados reciben menos dinero que el correspondiente a las horas que trabajaron, pueden iniciar reclamos legales.  

Falta de eficiencia administrativa

El control manual de la asistencia no solo conlleva tiempo —que podría utilizarse en tareas más estratégicas para el negocio—, sino que también se traduce en un costo laboral innecesario.

Además, la falta de automatización incrementa la chance de errores y omisiones. Corregirlos también consume tiempo y, por supuesto, dinero.

Pago de horas extra no autorizadas

Efectuar una vigilancia inadecuada de las horas extra puede llevar a que se acumulen sin justificación e incluso a que se comentan fraudes.

Por lo tanto, si las organizaciones no controlan las horas adicionales, pueden incurrir en gastos innecesarios.

Falta de control de ausentismo

Un control de asistencia deficiente abre la puerta al ausentismo. Después de todo, si quien debe controlar no lo hace, siempre habrá quienes se aprovechen de la situación, faltando o llegando tarde sin que haya ninguna consecuencia.

Pero, contar con menos colaboradores implica una merma de la productividad. En consecuencia, las empresas deben abonar horas extra o contratar personal temporal para compensar la ausencia de los trabajadores, lo que incrementa los costos operativos.

Falta de cumplimiento normativo

Además de ocasionar inconvenientes internos, un control deficiente que también expone a las compañías a sanciones por incumplimiento normativo.

Si el registro de horas no es correcto, los entes reguladores pueden imponer multas que cuestan muchísimo dinero.

Además, cuando los trabajadores no reciben los pagos que les corresponden, pueden iniciar acciones legales, lo que redunda en mayor gasto para las empresas.

Hacé un seguimiento preciso de la asistencia de tus colaboradores con Napsis

Utilizando el módulo de fichada de nuestra plataforma, podrás llevar un control minucioso de la jornada de trabajo de tus colaboradores.

Con la app de Napsis, es posible:

• Vigilar los horarios de check in y check out de los trabajadores.
• Registrar las ausencias. Permite que los empleados carguen certificados y documentos que den cuenta de las razones de su ausentismo.
• Gestionar la asistencia. No importa donde se encuentren tus trabajadores, nuestra solución brinda la posibilidad de controlar la asistencia en tiempo real y de administrarla según los requerimientos de cada empresa.
• Llevar un control multisucursal. Napsis permite gestionar la comparecencia de los colaboradores en cualquier sucursal de la empresa, ya sea casa matriz, distintas oficinas o diferentes direcciones de registro.
• Monitorear empleados remotos. A través del establecimiento de puntos de check admitidos para cada colaborador y rango de distancia para cada una.
• Controlar la ubicación de la plantilla. Gracias a la geolocalización GPS brinda un control preciso de la ubicación.
• Aplicar el reconocimiento facial. Utilizando un sistema seguro y sencillo.

¿Qué esperás para optimizar el control de asistencia de tu organización? Contactanos.