Legajo digital: eficiencia en RRHH y mejor Experiencia del Empleado

Cuando una persona ingresa a una empresa, se generan diferentes documentos personales, legales e impositivos que dan cuenta de su trayectoria laboral. Si bien es fundamental recopilar la documentación de todos los colaboradores, la gestión manual de archivos físicos presenta numerosos inconvenientes. La implementación del legajo digital permite resolverlos.

Al digitalizar el historial de cada uno de los empleados que integran una estructura organizacional, el personal de Recursos Humanos reduce su carga de trabajo, puede acceder rápidamente a la información y gestionarla de manera más eficiente.

Qué es el legajo digital

En mayor o en menor medida, todas las compañías están llevando adelante iniciativas de transformación digital. Si bien algunos de ellos se implementan en procesos específicos que alcanzan a ciertos departamentos, otros impactan de manera transversal en todos los empleados. La digitalización de los legajos laborales es un claro ejemplo.

Los legajos son documentos que contienen información personal, impositiva y legal de todos y cada uno de los trabajadores que forman parte de una organización. El legajo se inicia cuando un individuo es contratado y se va completando a medida que transcurre su historia laboral.

Puede ser usado con fines internos (licencias, vacaciones, promociones, ascensos, beneficios, etc.) o externos (presentaciones judiciales, inspecciones). Debe mantenerse siempre completo y actualizado, a fin de evitar problemas frente a auditorías o errores en la gestión del talento.

Aunque solían almacenarse en papeles impresos, la gestión manual de los legajos lleva muchísimo tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, dista de ser eficiente. ¿Cómo resolver esta cuestión? La respuesta se encuentra en el uso del legajo digital.

La digitalización de los legajos es el proceso por el cual se convierte la información tradicionalmente almacenada en documentos físicos (contratos, certificados, capacitaciones, evaluaciones de desempeño, entre otros) a formatos electrónicos accesibles y seguros.

Al digitalizar el legajo, los datos se centralizan en un único lugar, simplificando el acceso por parte de los diferentes departamentos, mejorando la eficiencia y facilitando la toma de decisiones.

Para poder efectuar la digitalización de los legajos, las organizaciones deben adoptar software de gestión de personas como Napsis. Estas plataformas permiten recolectar, sistematizar, almacenar y administrar todos los datos de manera eficiente, rápida e integral.

Cuáles son las ventajas de digitalizar los legajos de los colaboradores

Dejar de lado la gestión manual de los legajos e implementar la digitalización de los documentos de los colaboradores aporta numerosos beneficios para las organizaciones.

Acceso ágil, simple y veloz

No más búsquedas eternas de archivos físicos. Cuando los legajos son digitales, el personal de RRHH puede acceder rápidamente a los datos que necesita. De esta forma, aumenta la eficiencia del departamento y también su satisfacción laboral.

Lo mismo sucede con los colaboradores, quienes pueden visualizar el recorrido de su historia laboral sin necesidad de pedírselo a Recursos Humanos. Así, la Employee Experience se potencia.

Seguridad de la información

La digitalización brinda la posibilidad de desplegar medidas de seguridad IT avanzadas, como, por ejemplo, la encriptación y el control de acceso restringido por perfiles, garantizando la confidencialidad de los datos.

Compliance garantizado

Tener la documentación centralizada y protegida facilita el cumplimiento de regulaciones legales asociadas a la privacidad de los registros.

En este sentido, el legajo digital contribuye al cumplimiento normativo, reduciendo las chances de que las organizaciones sean sancionadas o enfrenten problemas jurídicos por la gestión de los datos.

Ahorro de espacio físico

Para almacenar legajos en papel, las organizaciones necesitan disponer de un lugar físico de dimensiones considerables, especialmente si poseen muchos empleados. Pero, cuando en sus instalaciones no hay lugar suficiente, están obligadas a asumir costos de alquiler de sitios especializados en almacenar documentos.

El uso de legajos digitales elimina estos inconvenientes, permitiendo que las compañías aprovechen mejor su espacio físico y reduzcan el gasto.

Mayor eficiencia

Contar con disponibilidad inmediata de los datos de los colaboradores aporta una visión clara del rendimiento de la plantilla. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también optimiza la toma de decisiones estratégicas basadas en información concreta y actualizada.

Comunicación interna mejorada

Las organizaciones que digitalizan los legajos de los trabajadores facilitan las interacciones entre los diferentes departamentos y el área de RR.HH.

Cuando todos los colaboradores autorizados pueden acceder a información relevante, además de agilizar la resolución de problemas y la ejecución de trámites, también mejora la comunicación interna.

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Con Napsis, podés decirle “chau” al archivo físico. Nuestra plataforma permite gestionar toda la información y documentación de manera 100% digital, segura, accesible y organizada.

Gracias a nuestro software de gestión de personal, vas a poder:

• Administrar el legajo eficientemente, almacenando y gestionando todo el ciclo de vida de la documentación del empleado en un repositorio virtual para su tratamiento y administración. La herramienta permite acceder y trabajar sobre los legajos digitales desde cualquier dispositivo, manteniendo la información segura y confiable y generar reportes a medida.
• Optimizar el onboarding, brindándole a los nuevos empleados la posibilidad de cargar su información en el legajo online y firmar electrónicamente contratos y políticas desde cualquier dispositivo.
• Gestionar licencias y solicitudes internas de manera centralizada, administrando los flujos de aprobación y haciendo seguimiento de las actualizaciones para generar input a otras plataformas.
• Confeccionar y visualizar el organigrama organizacional, a fin de ver la estructura formal y el esquema de reportes y aprobaciones.
• Configurar un dashboard a medida, colocando paneles con información del usuario y personalizando la visualización según perfiles y roles.
• Gestionar el workflow de aprobaciones, aprobando las solicitudes de acuerdo a determinados parámetros previamente establecidos.

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