Gestión de RRHH optimizada: la importancia de integrar fichada y payroll en una misma solución tecnológica

La gestión de RRHH abarca numerosos aspectos. Si bien en líneas generales todos son importantes, existen dos procesos que tienen un rol crucial tanto en la realización exitosa de las tareas departamentales como en la satisfacción de los colaboradores.

¿De qué estamos hablando? Del fichaje y el payroll. Ambos procesos favorecen una administración efectiva del talento, contribuyendo al cumplimiento normativo, la productividad, la optimización de la Employee Experience (EX) y la reducción de costos.

Aunque en algunas organizaciones el control de asistencia y la gestión de la nómina se hacen con plataformas independientes, lo cierto es que integrar ambos procedimientos en una única solución reporta muchísimos beneficios.

Control de asistencia y payroll, dos componentes críticos para una gestión de RRHH eficaz

Registrar las horas de trabajo de cada empleado es fundamental para cualquier tipo de organización, independientemente del rubro al cual se dedique y del tamaño que posea.

El control de asistencia va mucho más allá de la mera contabilización del tiempo trabajado. Es un proceso que permite aumentar la productividad, ya que ayuda a identificar y corregir patrones de ausentismo, impuntualidad o pausas excesivas que reducen el rendimiento. Además, brinda la posibilidad de identificar las causas de las faltas, lo que alienta a los empleadores a ofrecer apoyos y recursos al personal, siempre que sea necesario.

También asegura el cumplimiento de las leyes laborales, evitando multas y problemas y simplifica el pago de la nómina, asegurando una liquidación precisa de los sueldos y evitando errores y omisiones.

El payroll es otro de los componentes críticos para una gestión de RRHH efectiva. Se trata de un proceso que computa las remuneraciones, incluyendo todas las tareas asociadas al cálculo de los sueldos, deducciones de impuestos y contribuciones a la seguridad social, horas extras, comisiones, bonificaciones, vacaciones o licencias pagas y cualquier otro concepto relacionado con una retribución económica de los colaboradores.

Cuando el payroll está bien gestionado, los empleados obtienen una retribución justa por su dedicación, mientras que las organizaciones garantizan el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales como empleadoras.

5 ventajas de integrar fichada y payroll

Si bien tradicionalmente las organizaciones controlaban la asistencia y gestionaban el payroll de manera manual, el surgimiento de software especializados posibilitó el tratamiento digital de ambos procesos. De esta forma, se reducen los errores y omisiones, asegurando el compliance, optimizando la EX y protegiendo la reputación de la marca empleadora.

Ahora bien, para maximizar los beneficios de la digitalización, la mejor estrategia reside en integrar fichada y payroll en una misma solución tecnológica.

Cuando ambos procesos están integrados, la precisión aumenta, ya que las organizaciones no solo pueden visualizar el tiempo trabajado en determinado periodo, sino también realizar un seguimiento individual de cada trabajador. Veamos en detalle las ventajas que aporta la integración.

Reducción de errores

La carga manual de datos de horas trabajadas es una fuente común de equivocaciones, que pueden generar nóminas incorrectas, insatisfacción del personal e inconvenientes legales.

Al centralizar ambos procesos en una única solución, los datos se transfieren automáticamente, por lo que se reduce la probabilidad de fallas.

Ahorro de tiempo

Integrar fichada y el payroll en una única plataforma trae consigo un notable ahorro de tiempo en lo que respecta a gestión de RRHH.

Al usar un software de control de tiempo y asistencia que integra directamente la nómina, las empresas dedican menos tiempo a la gestión de pagos y pueden concentrarse en otros aspectos cruciales del negocio.

Además, los datos unificados son fácilmente accesibles para la elaboración de informes, lo que convierte a esta solución tecnológica en una herramienta invaluable para compañías de cualquier tamaño.

Compliance garantizado

La integración de la fichada y el payroll también asegura un mejor cumplimiento normativo. Las leyes laborales son complejas y están en constante cambio. Un sistema unificado ayuda a las organizaciones a mantenerse al día con la normativa, aplicando automáticamente las regulaciones vigentes. Esto minimiza el riesgo de problemas legales y sanciones.

Una solución de control horario que se integra con el software de nómina calcula automáticamente las remuneraciones basándose en las horas reales trabajadas por el personal. 

De esta forma, garantiza el cumplimiento normativo, asegurando que los empleados trabajen y reciban el pago por las horas cumplidas, y calcula correctamente las horas extras según la norma en vigor.

Mayor satisfacción de los empleados

Otro de los beneficios de la integración tiene que ver con la motivación y satisfacción de la plantilla.

Recibir un pago puntual y preciso es una expectativa básica y fundamental de cualquier colaborador. Un sistema unificado asegura que los empleados sean compensados correctamente por su tiempo, lo que fomenta la confianza en la empresa y eleva la satisfacción general del personal.

Además, al integrar  el software de control horario con el sistema de nómina, todo el proceso de pago se agiliza. Permite un seguimiento del tiempo sumamente preciso, garantizando que los empleados cobren en tiempo y forma. 

Optimización de los procesos

Finalmente, integrar fichada y el payroll en una misma plataforma permite un flujo de información mucho más fluido, lo que simplifica la gestión de datos de los empleados, el seguimiento de las horas trabajadas y el procesamiento eficiente de todos los pagos.

En este sentido, la integración es una optimización estratégica de los aspectos fundamentales de la gestión de RRHH.

Napsis, aliado clave para controlar la asistencia y gestionar la nómina de tu organización

Como podemos ver, condensar diferentes procesos de Recursos Humanos dentro de una misma plataforma digital ayuda a agilizar y eficientizar la operatoria del departamento y, en consecuencia, a impulsar su productividad.

Napsis es una solución modular para RRHH que simplifica la gestión de pago de nómina, control horario, ausencias, gastos y mucho más desde una única herramienta.

Dentro del módulo de control de asistencia, es posible registrar la entrada y salida de los empleados con reconocimiento facial de forma precisa y automática, unificar la gestión de asistencia de diferentes sedes, monitorear a equipos remotos, verificar por geolocalización la ubicación de los colaboradores en tiempo real y asegurar la identidad de los trabajadores a través de un sistema biométrico.

Por otro lado, en el módulo Napsis payroll las organizaciones pueden  configurar conceptos de nómina, liquidar múltiples lotes en simultáneo y obtener reportes integrales y a medida.

Se trata de un sistema rápido, eficiente, multiempresa y multi país que permite generar recibos de sueldos digitales con firma electrónica.

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