¿Cómo medir el ROI de un software de Recursos Humanos?

Para convencer al C-Level de invertir en una plataforma de gestión de RRHH se necesita mostrar información precisa y comprobable sobre los beneficios de la inversión. Calcular el ROI de un software de Recursos Humanos es una de las mejores formas de hacerlo.

¿Cómo se mide el retorno de la inversión en este tipo de soluciones? ¿Cuáles son los indicadores que se deben tener en cuenta? Te lo contamos en esta nota.

Software de RRHH: por qué medir el retorno de la inversión

Calcular el ROI de cualquier proyecto de negocios es esencial para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y su impacto en los resultados. Si no se lleva a cabo una medición precisa, es difícil determinar si el camino elegido es el correcto.

Los sistemas de gestión de RRHH se ocupan del activo más valioso que tienen las organizaciones: los colaboradores. Sin ellos no sería posible sostener la operatoria.

Invertir en un software de Recursos Humanos transforma las operaciones del área y libera su potencial, permitiendo que el personal del sector se ocupe de tareas más estratégicas vinculadas a potenciar el talento, fidelizarlo y mejorar la experiencia de los empleados (EX).

Por eso, evaluar el ROI de un software de Recursos Humanos es clave para entender si los beneficios obtenidos son los esperados y si las iniciativas que despliega el departamento de talento son exitosas.

4 pasos para calcular el ROI de una plataforma de gestión de RRHH

Explicar el verdadero valor de una solución de gestión del talento al C-Suite, responsable por la toma de decisiones empresariales, puede resultar complicado.

En este sentido, calcular el ROI de un software de Recursos Humanos es estratégico para fundamentar la inversión y demostrar su utilidad. Al medirlo, es posible evidenciar el ahorro económico, la mejora de la eficiencia y el impacto directo en la rentabilidad corporativa.

Para evaluar el retorno de la inversión, es necesario establecer objetivos, calcular los costos, identificar los beneficios obtenidos, determinar las métricas utilizadas y utilizar la fórmula de cálculo del ROI.

1. Establecer objetivos. El primer paso es definir qué se quiere alcanzar con la implementación del software. Puede ser optimizar la gestión del sector, ahorrar costos, aumentar la satisfacción del empleado, agilizar la administración de los datos o generar informes más precisos, entre otros. Estas metas deben ser SMART, es decir, específicas, medibles, alcanzables, relevantes y enmarcadas en un determinado plazo.
2. Calcular costos. A continuación, se deben analizar los gastos asociados a la puesta en marcha del software de gestión de RRHH. Las organizaciones tienen que considerar la inversión inicial, la suscripción y los gastos de mantenimiento, de implantación e integración y, de haber un sistema existente, los costos de migración al nuevo instrumento.
3. Medir los beneficios. Sabemos que en ocasiones es difícil calcular el valor que aporta una plataforma de gestión de RRHH a las empresas. Te proponemos aplicar la siguiente fórmula del retorno de la inversión: ROI = (Valor actual de la inversión - Costo de la inversión) / Costo de la inversión x 100. Para hacerlo, se debe asignar un valor monetario a los beneficios para el periodo considerado. Por ejemplo, si el software ayuda a reducir las tareas administrativas y se quiere determinar el ROI para los tres primeros años, hay que calcular el ahorro de tiempo y costos que se produciría durante tres años. Luego, hay que considerar los gastos relacionados con el software de RRHH que, tomando el ejemplo anterior, deberían ser medidos a 3 años y restarlos a los beneficios. El resultado será el valor neto del costo del nuevo sistema. Ese valor se divide por los costos netos y se multiplica por 100 para obtener el porcentaje del ROI.
4. Comparar y mejorar. Finalmente, las organizaciones necesitan contrastar el ROI con los resultados deseados y los estándares establecidos, a fin de averiguar si se alinea con los objetivos y si arroja un mejor rendimiento que otras alternativas del mercado.

¿Qué métricas se deben considerar?

La mejor forma de medir el ROI de un software de Recursos Humanos es combinar métricas cuantitativas y cualitativas, dividiéndolas en 4 áreas principales: reducción de costos, productividad y eficiencia, compromiso y retención de empleados, y compliance y gestión de riesgos.

Métricas de reducción del gasto

Miden el ahorro financiero asociado al software de RRHH.

• Ahorro de tiempo y recursos, cuantificando el tiempo y los recursos economizados gracias a la automatización de tareas.
• Reducción de los costos administrativos, calculando las reducciones como consecuencia de la digitalización.

Métricas de productividad y eficiencia

Miden el impacto del software en la velocidad de los procesos y el rendimiento de los empleados.

• Ahorro de tiempo en los procesos de Recursos Humanos, haciendo un seguimiento del tiempo ahorrado por los colaboradores gracias a la agilización de los flujos de trabajo.
• Aumento de la productividad, considerando la tasa de finalización de tareas o los tiempos de entrega de proyectos para medir la productividad general.

Métricas de compromiso y retención de empleados

Evalúan el impacto de la plataforma de gestión de RRHH en la satisfacción y fidelización de los trabajadores.

• Impacto en la satisfacción de los empleados, medida a través de encuestas o del uso de sistemas de autogestión.

• Reducción de las tasas de rotación

Métricas de cumplimiento y gestión de riesgos

Miden el impacto de la herramienta en el compliance y los riesgos normativos.

• Reducción de los costos de cumplimiento, haciendo un seguimiento del ahorro de costos asociado con la automatización de los informes de compliance y el mantenimiento adecuado de los registros.
• Mitigación de riesgos legales, cuantificando la reducción de la propensión a sufrir multas por incumplimiento o disputas legales.

Medir el ROI de un software de Recursos Humanos es un paso fundamental para saber si la inversión dará los resultados esperados. Si aún no implementaste un sistema de Recursos Humanos en tu empresa, podemos ayudarte a descubrir el impacto positivo que tendrá en tu empresa. Contactanos.